ردیاب خودروی سازمانی یکی از بهترین راهکارها برای مدیریت ناوگان در شرکتها و سازمانهاست. وقتی خودروهای شرکت زیاد باشد، کنترل مسیرها، زمانبندی مأموریتها، توقفها و هزینههای عملیاتی بدون گزارش دقیق سخت میشود. از طرف دیگر، موضوع امنیت خودرو و جلوگیری از سوءاستفاده از خودروهای اداری هم برای بسیاری از سازمانها دغدغه جدی است. ردیاب سازمانی با ثبت مسیرها و توقفها و ارائه گزارشهای مدیریتی کمک میکند عملکرد ناوگان شفاف و قابلکنترل شود و تصمیمگیری برای بهبود عملکرد، بر اساس دیتای واقعی انجام شود.
ردیاب خودروی سازمانی چیست
عملکرد ردیاب سازمانی به این صورت است که یک دستگاه روی خودرو نصب میشود و یک پنل مدیریتی در اختیار شرکت قرار میگیرد. دستگاه موقعیت را ثبت میکند و از طریق اینترنتِ سیمکارت اطلاعات را ارسال میکند. پنل مدیریتی هم داده را تبدیل میکند به گزارشهای قابلاستفاده برای واحد عملیات و مدیریت.
تفاوت ردیاب سازمانی با ردیابهای معمولی در همین بخش مدیریتی است. در سازمان شما باید بتوانید چند خودرو را یکجا ببینید، گزارش گروهی بگیرید و دسترسیها را مدیریت کنید تا هر واحد فقط اطلاعات موردنیاز خودش را داشته باشد.
اهداف استفاده از ردیاب خودرو در سازمانها
مهمترین دلایل و اهداف استفاده از ردیابهای سازمانی عبارتند از:
1) افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی
در ناوگانهای شرکتی، هزینه همیشه فقط سوخت نیست. مسیرهای غیرضروری، توقفهای بیبرنامه، دیر رسیدنها و درجا کارکردن هم هزینه ایجاد میکند. ردیاب سازمانی با گزارش مسیر و توقف کمک میکند نقاط اتلاف زمان مشخص شود و برنامهریزی مسیر و مأموریتها دقیقتر شود. وقتی مسیرها و توقفها شفاف باشد، معمولاً هم مصرف سوخت منطقیتر میشود و هم راندمان بالا میرود.
2) نظارت منصفانه بر عملکرد رانندگان
هدف از گزارشگیری این نیست که فشار بیجا ایجاد شود. هدف این است که شاخص قابلاندازهگیری وجود داشته باشد. وقتی ساعات فعالیت، مسیرهای طیشده و توقفها ثبت شود، هم ارزیابی رانندگان منصفانهتر میشود و هم اختلافهای تکراری کمتر میشود. در بسیاری از سازمانها همین شفافیت باعث میشود همکاری بهتر شود، چون معیار روشن است.
3) بهبود ایمنی خودروها و کارکنان
بعضی سازمانها روی ایمنی حساسیت بیشتری دارند، مخصوصاً ناوگانهای خدماتی و حمل بار. ردیاب سازمانی میتواند گزارشهای مرتبط با سرعت یا الگوی رانندگی را ارائه دهد و در صورت نیاز هشدار بدهد. اگر این بخش با سیاست مشخص اجرا شود، میتواند از رفتارهای پرریسک کم کند و احتمال حادثه را پایین بیاورد.
4) جلوگیری از سوءاستفاده یا سرقت خودرو
در خودروهای سازمانی، استفاده خارج از برنامه و خارج از محدوده کاری یکی از دغدغههای رایج است. ردیاب سازمانی با ثبت مسیر و ساعات فعالیت، این موارد را قابلپیگیری میکند. همچنین هشدارهایی مثل خروج از محدوده تعریفشده یا حرکت در ساعتهای غیرکاری کمک میکند موضوع سریعتر دیده شود و فرصت واکنش بهتر باشد.
چه سازمانها و شرکتهایی به ردیاب خودروی سازمانی نیاز دارند
شرکتهایی که ناوگان چندخودرویی دارند یا هزینه و زمانِ جابهجایی برایشان مهم است، معمولاً بیشترین نیاز را به ردیاب سازمانی دارند. مهمترین گروهها اینها هستند
- شرکتهای حملونقل و لجستیک بینشهری و درونشهری
- شرکتهای پخش و توزیع کالا
- شرکتهای خدمات میدانی و اعزام نیرو مثل نصب و تعمیرات، سرویسهای دورهای، خدمات ساختمانی
- تاکسیرانیها و شرکتهای حملونقل مسافر و سرویسهای سازمانی
- شرکتهای پیمانکاری و پروژهمحور که خودروها بین کارگاهها جابهجا میشوند
- سازمانها و شرکتهای دولتی با خودروهای اداری و مأموریتی
- شرکتهای تولیدی و کارخانهها که ناوگان حمل داخلی یا ارسال کالا دارند
- شرکتهای اجاره خودرو و ناوگانهای اشتراکی
- شرکتهای امنیتی و حفاظتی و خودروهای گشت
- سازمانهای امدادی و خدمات شهری مثل شهرداری، اورژانس، آتشنشانی و مدیریت بحران
- شرکتهای معدنی، راهسازی و ناوگانهای سنگین در محیطهای سخت
- کسبوکارهای بزرگ با چند شعبه که مدیریت رفتوآمد بین شعب برایشان مهم است
ویژگیها و قابلیتهای کلیدی ردیاب سازمانی
در ادامه مهمترین قابلیتها و ویژگیهای ردیاب سازمانی برای شرکتها را بررسی خواهیم کرد. همراه ما باشید.
1) موقعیتیابی لحظهای همراه با تاریخچه مسیر
موقعیت لحظهای زمانی ارزش دارد که تاریخچه مسیر هم کامل و قابلبررسی باشد. سازمان باید بتواند یک بازه زمانی را باز کند و دقیق ببیند خودرو کجاها رفته و کجا توقف کرده است. بدون تاریخچه مسیر، رسیدگی و مدیریت واقعی اتفاق نمیافتد.
2) گزارش مسیرها و توقفها
این گزارش ستون اصلی مدیریت ناوگان است. چون بیشتر اختلافها و بیشتر هزینهها به همین دو موضوع برمیگردد. گزارش خوب باید توقفها را با مدتزمان نشان دهد و امکان فیلتر زمانی داشته باشد تا در رسیدگیها سریع بتوان به نتیجه رسید.
3) گزارش ساعات فعالیت و کارکرد روزانه
این گزارش نشان میدهد خودرو چه زمانی فعال بوده و چه زمانی متوقف. برای مدیریت شیفت، برنامهریزی مأموریتها و کنترل بهرهوری بسیار کاربردی است.
4) محدوده کاری و هشدار خروج از محدوده
اگر سازمان محدوده کاری مشخص دارد، میتواند محدوده را تعریف کند و خروج از آن را بررسی کند. این قابلیت برای خودروهای پخش، سرویسهای سازمانی و مسیرهای حساس کاربرد زیادی دارد.
5) هشدارهای امنیتی و عملیاتی قابلتنظیم
هشدار خوب باید کم و دقیق باشد. هشدار سرعت بالا، خروج از محدوده، قطع برق و ضعیفشدن باتری از هشدارهای رایج و کاربردی هستند. نکته مهم این است که هشدارها قابلتنظیم باشد تا اعلان بیهوده تولید نشود. اگر هشدارها زیاد و بیهدف باشد، بعد از مدتی کسی جدیاش نمیگیرد.
6) ذخیره اطلاعات در زمان قطع اینترنت
قطع اینترنت یا افت آنتن ممکن است اتفاق بیفتد. ردیاب مناسب باید داده را نگه دارد و بعد از وصلشدن شبکه ارسال کند تا گزارش روزانه ناقص نشود. این موضوع برای سازمانها خیلی مهم است، چون گزارش ناقص یعنی تصمیمگیری ناقص.
این ویژگی یکی از مهمترین ویژگیهای ردیابهای کارسیمو هست که در صورت قطع سیگنال هم مسیرهای طی شده را در حافظه خود نگهداری می کند و بعد رفع اختلال به سیستم منتقل میکند. کمتر ردیابی در بازار ایران پیدا میشود که قبلیتهای کاملی مثل ردیاب کارسیمو داشته باشد.
7) مدیریت مأموریت برای شرکتهای پخش و خدمات میدانی
در بعضی شرکتها فقط دیدن مسیر کافی نیست. شرکت میخواهد مأموریتها را ثبت کند و بعد بتواند بررسی کند هر مأموریت چه زمانی شروع شده، چه زمانی تمام شده و آیا تأخیر داشته یا نه. این قابلیت وقتی ارزش دارد که پنل ساده و قابلاستفاده داشته باشد و تیم عملیات بتواند از آن در کار روزانه استفاده کند.
مزایای ردیاب خودروی سازمانی برای شرکتها
ردیاب خودروی سازمانی فقط برای دیدن موقعیت خودرو روی نقشه نیست. این ابزار با ثبت مسیرها، توقفها و ساعات فعالیت، به شرکت کمک میکند هزینههای پنهان را کاهش دهد، پاسخگویی را بالا ببرد و مدیریت ناوگان را از حالت حدس و پیگیری تلفنی خارج کند.
- کاهش هزینههای عملیاتی با کمکردن مسیرهای اضافه و توقفهای بیبرنامه
- کاهش مصرف سوخت و اتلاف زمان در مأموریتها
- افزایش شفافیت و پاسخگویی با گزارشهای دقیق و قابلاستناد
- رسیدگی سریعتر به اختلافها، شکایتها و ابهامهای عملیاتی
- بهبود خدمات مشتری با تحویل بهموقع و زمانبندی منظمتر
- مدیریت بهتر زمان و منابع انسانی با برنامهریزی دقیقتر شیفتها
- ارزیابی منصفانهتر عملکرد رانندگان بر اساس داده واقعی
در مجموع، ردیاب سازمانی وقتی درست انتخاب و درست اجرا شود، هم هزینههای عملیاتی را کنترل میکند، هم کیفیت خدمترسانی را بالا میبرد و هم تصمیمگیری مدیریتی را دقیقتر میکند. نتیجه نهایی، ناوگانی شفافتر، منظمتر و قابلکنترلتر است.
آینده مدیریت ناوگان و روندهای جدید
مدیریت ناوگان به سمت تحلیل دقیقتر حرکت میکند. یعنی سیستم فقط گزارش نمیدهد، بلکه کمک میکند الگوها دیده شود و تصمیمگیری بهتر انجام شود. تحلیل رفتار رانندگی، پیشبینی ریسک، بهینهسازی مسیر با دادههای تجمعی و مدیریت بهتر سرویسهای دورهای از مسیرهای طبیعی رشد این حوزه است. در بعضی مدلها ارتباط با خدمات مالی و بیمه هم مطرح میشود، اما برای بسیاری از سازمانها هنوز مهمترین موضوع داشتن گزارش دقیق و اجرای درست است.
سخن پایانی
ردیاب خودروی سازمانی زمانی ارزش واقعی دارد که گزارش مسیر و توقف دقیق باشد، هشدارها درست تنظیم شود و استفاده از گزارشها وارد کار روزانه سازمان شود. اگر فقط دستگاه نصب شود ولی گزارشها و روال استفاده مشخص نباشد، سیستم عملاً به یک نقشه کماستفاده تبدیل میشود. با انتخاب درست، اجرای آزمایشی، نصب اصولی و آموزش تیم عملیات، ناوگان شفاف میشود، هزینههای پنهان کمتر میشود و مدیریت ناوگان از حالت واکنشی خارج میشود.
جهت دریافت مشاوره برای انتخاب و راهاندازی ردیاب سازمانی متناسب با نوع ناوگان، با کارشناسان ما در کارسیمو در تماس باشید.